Guldmanns efterlevnad
av GDPR

The company
The following outline explains the generally applicable measures put in place by Guldmann Group in order to comply with GDPR (the General Data Protection Regulation).

Most personal data processing at Guldmann takes place in connection with processing employees' personal data. Where customers and suppliers are concerned, personal data processing concerns mainly details of contact persons.

V. Guldmann A/S in Denmark is the main company and the office from which company development is controlled, including all its IT systems, R&D, general technical support and marketing.

Employees and recruitment
Danmark
Medarbetares personuppgifter och dokument hanteras på personalavdelningen, främst i elektroniska arkiv med personuppgifter som medarbetarens chef och medarbetaren har tillgång till. Rekrytering och personaladministration genomförs i slutna system där endast personalansvariga och behöriga medarbetare har tillgång till relevanta uppgifter.

I Danmark hanteras lönerna hos Guldmann av vår ekonomiavdelning, främst genom elektroniska lönesystem, affärssystem och system för registrering av frånvaro. Vissa mappar förvaras i låsta skåp.

USA, Kanada, Ukraina och Brasilien
Inga medarbetare i EU eller EES hanteras av dotterbolagen i USA, Kanada, Ukraina eller Brasilien.

Medarbetare i USA, Kanada, Ukraina och Brasilien omfattas av Guldmanns IT- och personuppgiftsbehandlings- och dataskyddspolicy som gäller samtliga medarbetare hos Guldmann.

V. Guldmann A/S och dotterbolagen i USA, Kanada, Ukraina och Brasilien har förbundit sig att följa Europeiska kommissionens standardavtal i enlighet med kommissionens beslut C(2004)5721.

Frankrike, Italien, Tyskland, Sverige, Storbritannien
Medarbetares personuppgifter och dokument hanteras i ett slutet mappsystem som endast behöriga medarbetare har tillgång till. Medarbetare kan få tillgång till sina egna personuppgifter genom att begära detta av sin chef.

I Frankrike, Italien, Tyskland, Sverige och Storbritannien sköts lönesystemet av externa leverantörer eller genom samarbete mellan externa leverantörer och löneadministrationsavdelningen i Danmark.
IT- och marknadsföringssystem hanteras och drivs främst av V. Guldmann A/S.

I Sverige, Storbritannien och Tyskland sköts löneadministrationen även delvis av V. Guldmann A/S i samarbete med lokala löneadministrationsföretag. Samarbetet beskrivs i avtal om behandling av uppgifter, där dotterbolagen är personuppgiftsansvariga och V. Guldmann A/S personuppgiftsbiträde.

Kunder
Guldmann har angett relevanta kontaktuppgifter och mötesanteckningar för kunder och slutanvändare i vårt affärssystem och våra CRM-system. Personuppgifterna underhålls regelbundet och tas bort när samarbetet med och skyldigheterna gentemot en kund upphör. I sin helhet fungerar våra kundrelationer som relationer mellan två företag. Vid kontakt med kunderna följer Guldmanns medarbetare Guldmanns IT- och personuppgiftsbehandlings- och dataskyddspolicy.

Kunden kan i vissa fall lämna uppgifter till Guldmann som rör slutanvändares hälsa, om detta ska beaktas vid installation eller service. Informationen tas bort när den inte längre behövs.

Det kan hända att Guldmann måste utforma en produktlösning tillsammans med kunden eller kundens representanter (t.ex. läkare och annan sjukvårdspersonal). Om vi får information om en patients identitet eller kliniska tillstånd avidentifierar eller pseudonymiserar vi personuppgifterna i så stor utsträckning som möjligt eller tar bort personuppgifterna när uppgiften har slutförts.
Vi uppfyller myndigheternas krav på dokumentation av produktutveckling och incidenter som rör användare.

Leverantörer
Vårt affärssystem och vårt Outlook-system innehåller kontaktuppgifter till personer hos våra produkt- och serviceleverantörer. Personuppgifterna underhålls regelbundet och tas bort när samarbetet med och skyldigheterna gentemot en leverantör upphör.

Där modeller används i marknadsföringsmaterial har samtycke lämnats av modellerna.

Tredjeländer och resor
Utöver samarbetet med våra dotterbolag i USA, Kanada, Ukraina och Brasilien (enligt ovan ) arbetar Guldmann även med distributörer över hela världen och stöttar dem med orderbehandling, marknadsföringsmaterial, rådgivning och utbildning. När medarbetare från Guldmann reser till dessa länder har de endast tillgång till Guldmanns system via krypterade datorer och telefoner. Vid kontakt med distributörer följer Guldmanns medarbetare Guldmanns IT- och personuppgiftsbehandlings- och dataskyddspolicy.

IT-säkerhet
Hos Guldmann kan endast IT-system och programvara som godkänts av IT-avdelningen användas. Guldmann har centrala IT-system. En oberoende IT-revision genomförs.

Efterlevnad av GDPR
Personalavdelningen och IT-avdelningen samarbetar med ledningen för att samordna Guldmanns efterlevnad av GDPR.

När nya medarbetare börjar får de lära sig om IT- och personuppgiftsbehandlings- och dataskyddspolicyn samt de metoder för behandling av personuppgifter som är relevanta för deras befattning hos Guldmann.

Kontakta oss för mer information

Vi använder cookies på vår webbplats för att förbättra användarupplevelsen

Cookie Policy