Guldmanns etterlevelse av personvernforordningen

Selskapet generelt
Dette er en beskrivelse av samsvaret med personvernforordningen i Guldmann-gruppen som helhet.

Behandling av personopplysninger i Guldmann gjelder hovedsakelig behandling av medarbeidernes personopplysninger. Når det gjelder kunder og leverandører, er personopplysningsbehandling primært behandling av kontaktopplysninger til kontaktpersoner hos kunder og leverandører.

V. Guldmann A/S i Danmark er hovedselskapet som virksomhetens utvikling styres fra, herunder alle IT-systemer, FoU, overordnet teknisk support og overordnet markedsføring.

Medarbeidere og rekruttering
Danmark
Medarbeidernes personopplysninger og dokumenter administreres i personalavdelingen, primært i det elektroniske personalarkivet som medarbeiderens leder og medarbeideren har adgang til. Rekruttering og personaladministrasjon foregår i lukkede systemer der bare personalansvarlig og relevante medarbeidere har adgang til relevante data.

I Danmark håndteres lønn hos Guldmann av vår egen økonomiavdeling, primært i elektroniske lønnssystemer, forretningssystemer og systemer for registrering av fravær. Visse mapper oppbevares i låste skap.

USA, Canada, Ukraina og Brasil
Ingen medarbeidere i EU eller EØS håndteres av våre datterselskaper i USA, Canada, Ukraina og Brasil.

Medarbeidere i USA, Canada, Ukraina og Brasil følger Guldmanns «IT- og personvernpolitikk» som gjelder alle medarbeidere i Guldmann.

V. Guldmann A/S har med datterselskapene i USA, Canada, Ukraina og Brasil inngått EU-kommisjonens standardkontrakt i henhold til kommisjonsbeslutning C(2004)5721.

Frankrike, Italia, Norge, Sverige,  Storbritannia, Tyskland
Medarbeidernes personopplysninger og dokumenter administreres i en lukket mappestruktur der bare relevante medarbeidere har adgang. Medarbeidere kan få adgang til egne personopplysninger ved å henvende seg til lederen.

I Frankrike, Italia, Norge, Sverige, Storbritannia og Tyskland håndteres lønn av eksterne leverandører eller i samarbeid mellom eksterne leverandører og lønnsadministrasjonen i Danmark.

IT-systemer og markedsføringssystemer ledes og drives primært av V. Guldmann A/S.

Norge, Sverige, Storbritannia og Tyskland håndteres også delvis lønnsadministrasjon hos V. Guldmann A/S i samarbeid med lokale lønnssystemadministrasjonsforetak. Samarbeidet er beskrevet i databehandleravtaler med datterselskapene som behandlingsansvarlige og V. Guldmann A/S som databehandler.

Kunder
Guldmann har registrert relevante kontaktopplysninger og møtenotater om kunder og sluttbrukere i vårt forretningssystem og CRM-system. Personopplysninger vedlikeholdes løpende og slettes når samarbeidet med og forpliktelsene overfor kundene opphører. Våre kunderelasjoner er primært business to business. I korrespondansen med kunder følger Guldmann-medarbeidere Guldmanns «IT- og personvernpolitikk».

Kunden kan i noen tilfeller informere Guldmann om sluttbrukernes helsemessige situasjon hvis det må tas særlige hensyn til dette i forbindelse med installasjonsarbeidet eller servicearbeidet. Opplysninger slettes etter bruk. Det forekommer at Guldmann må utarbeide en produktløsning i samarbeid med kunden eller kundens representanter (f.eks. leger og pleiepersonale). Hvis en pasients identitet og kliniske situasjon blir kjent for oss, anonymiserer eller pseudonymiserer vi så vidt mulig personopplysninger, eller sletter personopplysninger når oppgaven er avsluttet.

Vi overholder myndighetskrav om dokumentasjon av produkters produktutvikling og brukerhendelser.

Leverandører
I vårt forretningssystem og Outlook-system forekommer kontaktopplysninger for kontaktpersoner hos våre leverandører av produkter og tjenester. Personopplysninger vedlikeholdes løpende og slettes når samarbeidet med og forpliktelsene overfor leverandørene opphører. I forbindelse med bruk av modeller i markedsføringsmaterialer innhentes samtykkeerklæringer fra modeller.

Tredjeland og reisevirksomhet
Foruten samarbeidet med våre datterselskaper i USA, Canada, Ukraina og Brasil (beskrevet ovenfor) har Guldmann samarbeid med distributører rundt omkring i verden som vi støtter med ordrebehandling, markedsføringsmaterialer, rådgivning og undervisning.

Når Guldmann-medarbeidere reiser i disse landene, får de adgang til Guldmanns systemer bare fra krypterte datamaskiner og telefoner. Ved korrespondansen med distributørene følger Guldmann-medarbeidere Guldmanns «IT- og personvernpolitikk».

IT-sikkerhet
I Guldmann kan det bare brukes IT-systemer og programvare som IT-avdelingen har godkjent. Guldmann drifter selv sentrale IT-systemer. Det foretas uavhengig IT-revisjon.

Etterlevelse av personvernforordningen
Personalavdelingen koordinerer i samarbeid med IT-avdelingen og ledelsen Guldmanns etterlevelse av personvernforordningen.

Ved ansettelse blir medarbeiderne introdusert for Guldmanns «IT- og personvernpolitikk» og de prosesser for behandling av personopplysninger som er relevante for deres funksjon i Guldmann.

Kontakt oss for mer informasjon

Vi bruker informasjonskapsler på vår nettside for å forbedre brukervennligheten.

Politikk for bruk av informasjonskapsler