Conformità di Guldmann al GDPR

L'azienda
La descrizione che segue illustra le misure generalmente applicabili predisposte dal gruppo Guldmann al fine di garantire la conformità al Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).

Gran parte del trattamento dei dati personali da parte di Guldmann riguarda i dati personali dei dipendenti. Nel caso di clienti e fornitori il trattamento dei dati personali riguarda principalmente le generalità dei referenti.
V. Guldmann A/S in Danimarca è la Capogruppo e la sede che controlla lo svolgimento dell'attività aziendale, compresi tutti i suoi sistemi informatici, la parte relativa a ricerca e sviluppo, l'assistenza tecnica generale e il marketing.

Personale e assunzioni
Danimarca
I dati personali e la documentazione relativi ai dipendenti sono amministrati presso il reparto RU, prevalentemente mediante un archivio elettronico dei dati del personale al quale hanno accesso il responsabile del dipendente e il dipendente stesso. L'assunzione e l'amministrazione del personale sono effettuate mediante altri sistemi chiusi i cui dati sono accessibili unicamente dal reparto RU e dai dipendenti interessati.

In Danimarca l'amministrazione delle retribuzioni presso Guldmann viene espletata dal proprio reparto finanziario, principalmente mediante sistema elettronico di gestione delle retribuzioni, ERP e sistema di rilevazione delle assenze. Alcuni raccoglitori sono conservati in armadietti chiusi.

Stati Uniti, Canada, Ucraina e Brasile
Nessun dipendente nell'UE o nell'SEE è gestito dalle nostre affiliate con sede negli Stati Uniti, in Canada, Ucraina e Brasile.

I dipendenti negli Stati Uniti, in Canada, Ucraina e Brasile sono soggetti alla "Politica sul trattamento informatico e sulla protezione dei dati personali" di Guldmann, applicabile a tutti i dipendenti Guldmann.

V. Guldmann A/S e le relative affiliate negli Stati Uniti, in Canada, Ucraina e Brasile hanno sottoscritto il contratto tipo della Commissione europea in conformità alla Decisione della Commissione C(2004)5721.

Francia, Italia, Germania, Svezia e Regno Unito.
I dati personali e la documentazione sui dipendenti sono amministrati mediante un sistema a cartelle chiuse accessibile unicamente dai dipendenti interessati. I dipendenti possono ottenere l'accesso ai propri dati personali facendo richiesta al proprio responsabile.

In Francia, Italia, Germania, Svezia e Regno Unito il sistema di gestione delle retribuzioni è amministrato da fornitori esterni o in collaborazione tra fornitori esterni e il reparto amministrativo per le retribuzioni in Danimarca.

I sistemi informatici e i sistemi di marketing sono gestiti e amministrati principalmente da V. Guldmann A/S. In Svezia, Regno Unito e Germania l'amministrazione delle retribuzioni è inoltre parzialmente espletata presso V. Guldmann A/S in partnership con società di amministrazione delle retribuzioni locali. I termini di tale partnership sono definiti da accordi sul trattamento dei dati, in cui le affiliate rivestono la funzione di titolare del trattamento e V. Guldmann A/S quella di responsabile del trattamento.

Clienti
Guldmann ha inserito le pertinenti informazioni di contatto e i verbali delle riunioni riguardanti clienti e utenti finali nei propri sistemi ERP e CRM. I dati personali vengono conservati su base continuativa e cancellati alla cessazione del rapporto di collaborazione e degli obblighi verso il cliente interessato. Complessivamente, le nostre relazioni con i clienti consistono in rapporti tra imprese (business-to-business). Nella corrispondenza con i clienti i dipendenti di Guldmann si attengono alla "Politica sul trattamento informatico e sulla protezione dei dati personali" di Guldmann.

In taluni casi, qualora sia necessario tenerne conto in relazione a lavori di installazione o di assistenza, il cliente può fornire a Guldmann informazioni relative alla salute degli utenti finali. Tali informazioni verranno cancellate quando non saranno più necessarie.

È possibile che Guldmann debba progettare soluzioni di prodotto in collaborazione con il cliente o con rappresentanti del cliente (quali medici e operatori sanitari). Qualora riceviamo informazioni sull'identità e la situazione clinica di un paziente, sottoponiamo i dati personali ad anonimizzazione o pseudonimizzazione per quanto possibile oppure cancelliamo tali dati personali una volta concluso l'incarico.
Rispettiamo i requisiti normativi per quanto concerne la documentazione sullo sviluppo del prodotto e sugli incidenti relativi agli utenti.

Fornitori
I nostri sistemi ERP e Outlook contengono informazioni di contatto relative ai referenti dei nostri fornitori di prodotti e di servizi. I dati personali vengono conservati su base continuativa e cancellati alla cessazione del rapporto di collaborazione e degli obblighi verso i fornitori interessati.
Ove nel materiale di marketing siano utilizzati modelli, viene prestato il consenso mediante tali modelli.

Paesi terzi e viaggi
Oltre alla collaborazione con le nostre affiliate negli Stati Uniti, in Canada, Ucraina e Brasile (precedentemente descritta), Guldmann opera con distributori in tutto il mondo e offre loro assistenza in questioni inerenti all'elaborazione degli ordini, al materiale di marketing, alla consulenza e alla formazione. I dipendenti di Guldmann che si recano in tali paesi accedono ai sistemi di Guldmann esclusivamente mediante computer e telefoni protetti da crittografia. Nella corrispondenza con i distributori i dipendenti di Guldmann si attengono alla "Politica sul trattamento informatico e sulla protezione dei dati personali" di Guldmann.

Sicurezza informatica
In Guldmann vengono utilizzati esclusivamente sistemi e software informatici approvati dal reparto IT. La stessa sede di Guldmann ospita sistemi informatici centrali. Viene effettuato un audit indipendente dei sistemi informatici.

Conformità al GDPR
Il reparto RU, in collaborazione con il reparto IT e con la direzione, coordina la conformità di Guldmann al GDPR. All'atto dell'assunzione, ai dipendenti vengono illustrate la "Politica sul trattamento informatico e sulla protezione dei dati personali" e le modalità di trattamento dei dati personali in relazione alla rispettiva posizione ricoperta presso Guldmann.

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