Conformité RGPD de Guldmann

L'entreprise
Le présent document expose les mesures générales mises en place par le Groupe Guldmann pour se afin de se conformer au RGPD (Règlement général sur la protection des données). Au sein de la société Guldmann, la majorité du traitement des données personnelles concerne ses employés. Au niveau de ses clients et fournisseurs, le traitement des données personnelles porte principalement sur les coordonnées des interlocuteurs.

V. Guldmann A/S au Danemark est désigné comme le siège et le bureau supervisant le développement de l'entreprise, y compris tous ses systèmes informatiques, sa R&D, son assistance technique générale ainsi que ses services marketing.

Personnel et recrutement
Danemark
Les données personnelles et documents du personnel sont gérées au sein du service des RH par l'intermédiaire d'un archivage électronique des données personnelles à laquelle ont accès les responsables directs et les membres du personnel autorisés. Seuls le service RH et le personnel concerné gérant l'administration du recrutement et du personnel ont accès à des informations par des systèmes verrouillés.

L'accès autorisé se limite par ailleurs aux données pertinentes. Au Danemark, la gestion des paies chez Guldmann est traitée principalement des logiciels ERP de gestion de paie et d’absences. Certains dossiers sont conservés dans des armoires verrouillées.

États-Unis, Canada, Ukraine et Brésil
Aucun employé de l'UE ou dans un pays de l'EEE n'est géré par une de nos filiales aux États-Unis, au Canada, en Ukraine ou au Brésil. Le personnel aux États-Unis, au Canada, en Ukraine et au Brésil est soumis à la Politique informatique et de protection et traitement des données personnelles Guldmann, telle qu'elle est appliquée à l'ensemble du personnel Guldmann.

V. Guldmann A/S et ses filiales aux États-Unis, au Canada, en Ukraine et au Brésil souscrivent aux clauses contractuelles types de la Commission européenne conformément à la décision de la Commission C(2004)5721.

France, Italie, Allemagne, Suède et Royaume-Uni
Les données personnelles et documents du personnel sont enregistrées et gérées dans des dossiers dont seuls les membres du personnel autorisés ont accès. Les membres du personnel peuvent accéder à leurs propres données personnelles en en faisant la demande à leur responsable. En France, en Italie, en Allemagne, en Suède et au Royaume-Uni, le système de gestion de paie est géré par des prestataires externes et le service de gestion de paie au Danemark.

Les systèmes informatiques et marketing sont gérés et exploités essentiellement par V. Guldmann A/S. En Suède, au Royaume-Uni et en Allemagne, une partie de l'administration de la paie est gérée chez V. Guldmann A/S en partenariat avec des entreprises locales spécialisées dans l'administration de la paie. Des accords relatifs au traitement des données définissent ce partenariat par lequel les filiales agissent en qualité de responsables du traitement des données et V. Guldmann A/S, en qualité de sous-traitant.

Clientèle
Guldmann a saisi dans ses systèmes ERP et CRM les coordonnées pertinentes ainsi que les procès-verbaux de réunions nécessaires concernant sa clientèle et ses utilisateurs finaux. Les données personnelles sont régulièrement mises à jour et supprimées au terme de la collaboration avec un client ou à l'épuisement des obligations à son égard. Dans l'ensemble, notre relation clientèle adopte la forme de relations interentreprises. Dans sa correspondance avec la clientèle, le personnel Guldmann respecte la Politique informatique et de protection et traitement des données personnelles Guldmann. Dans certains cas, le client peut informer Guldmann de données relatives à la santé d'utilisateurs finaux s'il s'avère nécessaire d'en tenir compte dans les travaux d'installation ou de révision.

Les informations sont supprimées dès qu'elles ne sont plus nécessaires. Il peut arriver que Guldmann doive concevoir un produit en coopération avec la clientèle ou ses représentants (p. ex. des médecins et des professionnels de santé). Si nous recevons des informations sur l'identité et l'état clinique d'un patient, nous rendons les données personnelles anonymes, nous leur donnons des pseudonymes autant que possible ou nous supprimons ces données personnelles une fois la tâche terminée. Nous nous conformons aux exigences des autorités en matière de documentation sur le développement de produits et les incidents impliquant des utilisateurs.

Fournisseurs
Nos systèmes ERP et Outlook renferment les coordonnées d'interlocuteurs chez nos fournisseurs de produits et nos prestataires de services. Les données personnelles sont régulièrement mises à jour et supprimées au terme de la coopération avec des fournisseurs ou à l'épuisement des obligations à leur égard. Nous obtenons le consentement des mannequins auxquels nous avons recours pour certains supports marketing.

Pays tiers et voyage
En sus de sa coopération avec nos filiales aux États-Unis, au Canada, en Ukraine et au Brésil (voir ci-dessus), Guldmann travaille aussi avec des distributeurs du monde entier et leur apporte son assistance en matière de traitement des commandes, de supports marketing, de conseil et de formation. Lorsque le personnel Guldmann voyage dans ces pays, il accède aux systèmes Guldmann uniquement via des ordinateurs et des téléphones cryptés. Dans sa correspondance avec les distributeurs, le personnel Guldmann respecte la Politique informatique et de protection et traitement des données personnelles.

Sécurité informatique
Le personnel Guldmann utilise uniquement des systèmes et logiciels approuvés par le service informatique. Guldmann héberge ses propres systèmes informatiques centralisés et fait procéder à un audit informatique indépendant.

Conformité RGPD
En coopération avec le service informatique et la direction, le service RH coordonne la conformité RGPD de Guldmann. Guldmann présente à son personnel sa Politique informatique et de protection et traitement des données personnelles ainsi que les méthodes de traitement des données personnelles pertinentes pour leur poste, et ce, dès son entrée en fonctions.

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