Guldmanns efterlevelse af persondataforordningen

Virksomheden generelt
Dette er en beskrivelse af persondataforordningens efterlevelse i Guldmann-gruppen som helhed.

Det meste persondatabehandling i Guldmann sker i forhold til behandling af medarbejdernes persondata. I forhold til kunder og leverandører er persondatabehandling primært behandling af kontaktdata til kontaktpersoner hos kunder og leverandører.

V. Guldmann A/S i Danmark er hovedselskabet, hvorfra virksomhedens udvikling styres, herunder alle IT-systemer, R&D, overordnet teknisk support og overordnet marketing.

Medarbejdere og rekruttering
Danmark
Medarbejderpersondata og medarbejderdokumenter administreres i HR-afdelingen primært i det elektroniske personalearkiv, hvortil medarbejderens leder og medarbejderen selv har relevant adgang. Derudover foregår rekruttering og personaleadministration i andre lukkede systemer, hvortil kun HR og relevante medarbejdere får adgang til relevante data. I Danmark sker lønadministration i Guldmann af vores egen økonomiafdeling, primært i elektroniske lønbehandlings-, ERP- og fraværsregistrerings-systemer. Der bruges undtagelsesvis mapper i aflåste skabe.

USA, Canada, Ukraine og Brasilien
Der er ingen medarbejdere i EU/EØS under ledelse fra vores datterselskaber i USA, Canada, Ukraine og Brasilien.
Medarbejdere i USA, Canada, Ukraine og Brasilien følger Guldmanns ’IT- og persondatapolitik’, der gælder alle medarbejdere i Guldmann. V. Guldmann A/S har med datterselskaberne i USA, Canada, Ukraine og Brasilien indgået Europakommissionens standardkontrakt ’Commision Decision C(2004)5721’.

Frankrig, Italien, Tyskland, Sverige, UK Medarbejderpersondata og medarbejderdokumenter administreres i en lukket mappestruktur, hvor kun relevante medarbejdere har adgang. Medarbejdere kan få adgang til egne persondata ved henvendelse til lederen. I Frankrig, Italien, Tyskland, Sverige og UK sker lønbehandlingen hos eksterne leverandører eller i samarbejde mellem eksterne leverandører og lønadministrationen i Danmark.

IT-systemer og marketingsystemer ledes og drives primært af V. Guldmann A/S.

I Sverige, UK og Tyskland sker der endvidere delvist lønadministration i V. Guldmann A/S i samarbejde med lokale lønsystemadministrationsvirksomheder. Samarbejdet er beskrevet i databehandleraftaler med datterselskaberne som dataansvarlige og V. Guldmann A/S som databehandler.

Kunder
Guldmann har registret relevante kontaktdata og mødenotater om kunder og slutbrugere i vores ERP-system og CRM-system. Persondata vedligeholdes løbende og slettes, når samarbejdet med og forpligtelserne i forhold til kunderne ophører. Vores kunderelationer er primært business to business. I korrespondancen med kunder følger Guldmann-medarbejdere Guldmanns ’IT- og persondatapolitik’.

Kunden kan i nogle tilfælde oplyse Guldmann om slutbrugernes helbredsmæssige situation, hvis der skal tages særlige hensyn hertil i forbindelse med installationsarbejdet eller servicearbejdet. Oplysninger slettes efter brug. Det forekommer, at Guldmann skal designe en produktløsning i samarbejde med kunden eller kundens repræsentanter (fx læger og plejepersonale). Hvis en patients identitet og kliniske situation bliver os bekendt, anonymiserer eller pseudonymiserer vi så vidt muligt persondata, eller sletter persondata, når opgaven er afsluttet.

Vi overholder myndighedskrav omkring dokumentation af produkters produktudvikling og brugerhændelser.

Leverandører
I vores ERP-system og Outlook-system forekommer kontaktdata på kontaktpersoner på vores leverandører af produkter og serviceydelser. Persondata vedligeholdes løbende og slettes, når samarbejdet med og forpligtelserne i forhold til leverandørerne ophører. I forbindelse med brug af modeller i marketingmaterialer indhentes samtykkeerklæringer fra modeller.

Tredje lande og rejseaktiviteter
Foruden samarbejdet med vores datterselskaber i USA, Canada, Ukraine og Brasilien (beskrevet ovenfor), har Guldmann samarbejde med distributører rundt omkring i verden, som vi supporterer med ordrebehandling, marketingmaterialer, rådgivning og undervisning. Når Guldmann-medarbejdere rejser i disse lande, tilgår de kun Guldmanns systemer fra krypterede computere og telefoner. Ved korrespondancen med distributørerne følger Guldmann-medarbejdere Guldmanns ’IT- og persondatapolitik’.

IT-sikkerhed
I Guldmann må der kun bruges IT-systemer og software, som IT-afdelingen har godkendt. Guldmann hoster selv centrale IT-systemer. Der fortages uafhængig IT revision.

Efterlevelse af persondataforordningen
HR-afdelingen koordinerer i samarbejde med IT-afdelingen og ledelsen Guldmanns efterlevelse af persondataforordningen. Ved ansættelse bliver medarbejderne introduceret til Guldmanns ’IT- og persondatapolitik’ og de persondatabehandlerprocesser, som er relevante for deres funktion i Guldmann.

Kontakt os for mere information

Seminar information

Få besked, når vi afholder seminarer og kurser i forflytning.

Vi anvender cookies for at forbedre brugeroplevelsen

Læs mere om cookies