Persondatapolitik

Hos V. Guldmann A/S (”Guldmann”, ”vi”, ”os” eller ”vores”) prioriterer vi fortrolighed og datasikkerhed højt. Denne persondatapolitik gælder for vores behandling af personoplysninger, fastlægger retningslinjer for Guldmanns måde at behandle dine personoplysninger på og giver dig de oplysninger, som du har krav på at modtage i henhold til gældende databeskyttelseslovgivning. Du skal læse persondatapolitikken, inden du afgiver dine personoplysninger til Guldmann.

Dataansvarlig og kontaktoplysninger
Den dataansvarlige for dine personoplysninger er:

V. Guldmann A/S
Graham Bells Vej 21-23A
8200 Aarhus N
Danmark
CVR-nr.: 27706746
E-mail: info@guldmann.com

1. Hjemmesiden www.guldmann.com
Dette afsnit indeholder politikken for Guldmanns behandling af personoplysninger indsamlet via hjemmesiden www.guldmann.com.

1.1 Cookies
Guldmann anvender cookies på hjemmesiden www.guldmann.com og behandler i den forbindelse dine personoplysninger. Guldmann kan indsamle følgende personoplysninger om dig, når du besøger vores hjemmeside:

• IP adresse
• MAC adresse
• Browsinghistorik
• Information om din brug af vores hjemmeside, herunder klikadfærd

Vi bruger cookies til at indsamle ovennævnte personoplysninger. Du kan læse mere om brugen af cookies i vores cookiepolitik, som du kan finde via følgende link: https://www.guldmann.com/dk/cookiepolitik/.

Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Markedsføring generelt
• Produkt- og serviceudvikling
• Statistik og analyse

Guldmann behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi baserer en del af behandlingen af dine personoplysninger på vores legitime interesser i fx at gennemføre statistikker, analyser, yde support såvel som at forbedre og udvikle vores produkter og services (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
• Samtykke: Guldmann vil kun bruge dine personoplysninger til direkte markedsføring, hvis du har givet dit forudgående og udtrykkelige samtykke til dette (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).

Cookies slettes i overensstemmelse med vores cookiepolitik, som er tilgængelig her: https://www.guldmann.com/dk/cookiepolitik/.

Personoplysninger indsamlet via cookies opbevares i op til 14 måneder fra de er indsamlet. Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form.

1.2 Nyhedsbreve og seminar information
Guldmann indsamler, behandler og opbevarer dine personoplysninger til brug for markedsføring, når du tilmelder dig seminar information eller nyhedsbreve på www.guldmann.com. Guldmann kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, titel, organisationstilknytning og e-mailadresse
• Dit samtykke
• Dine interesser
• Din klikadfærd i forhold til udsendt materiale

Dine personoplysninger kan behandles til følgende formål:

• Markedsføring, herunder udsendelse af invitationer til kommende seminarer
• Analyse og statistik

Guldmann behandler dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Samtykke: Guldmann vil kun bruge dine personoplysninger til direkte markedsføring, herunder udsendelse af seminar information og nyhedsbreve, hvis du har givet dit forudgående og udtrykkelige samtykke til dette (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a).
• Legitime interesser: Behandlingen af dine personoplysninger i forbindelse analyse og statistik baserer vi på vores legitime interesser i at kunne forbedre og udvikle vores ydelser (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Dine personoplysninger vil blive opbevaret, så længe dit samtykke til at modtage seminar information eller nyhedsbreve er aktivt.

Du kan altid tilbagekalde dit samtykke ved at klikke på afmeldingslinket nederst i hver mail eller ved at kontakte os som beskrevet nedenfor. Tilbagekaldelse af dit samtykke påvirker dog ikke lovligheden af den behandling, der er gået forud for tilbagekaldelsen.

Dokumentation for dit markedsføringsretlige samtykke opbevares i to år fra du har tilbagekaldt dit samtykke til at modtage direkte markedsføringsmateriale. Opbevaringsperioden er fastsat på baggrund af Guldmanns legitime interesse i at kunne dokumentere, at direkte markedsføring er sket i overensstemmelse med gældende lovgivning (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Oplysningerne kan desuden opbevares længere i anonymiseret form.

1.3 Kontaktinformationer på hjemmesiden

Når du kontakter os via de kontaktinformationer, der er oplyst på www.guldmann.com, indsamler og behandler Guldmann dine personoplysninger. Guldmann indsamler, behandler og opbevarer følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, titel, organisationstilknytning, e-mailadresse, telefonnummer
• Hvad din henvendelse vedrører
• Dato for din henvendelse
• Andre oplysninger du giver i forbindelse med din henvendelse

Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:

• Håndtering af din henvendelse via kontaktformularen
• Generel kommunikation
• Statistik og analyse

Guldmann behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i at håndtere din henvendelse, kommunikere med dig og udvikle vores produkter og services (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Dine personoplysninger vil blive opbevaret et år og slettes herefter. Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form.

Hvis du er kunde eller er ansat hos en af vores kunder, leverandører eller andre samarbejdspartnere, henviser vi til afsnit 2 nedenfor.

1.4 Varebestilling på hjemmesiden
Når du anvender varebestillingsformularen eller service- og montagebestillingsformularen på www.guldmann.com, indsamler og behandler Guldmann dine personoplysninger. Guldmann indsamler, behandler og opbevarer følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, titel, organisationstilknytning, e-mailadresse, telefonnummer, leveringsadresse
• Reference
• Dato for din henvendelse
• EAN nr. eller CVR.nr. reference, og evt. rekvisitionsnummer
• HMI numre eller varenumre, samt antal vare du bestiller
• Andre oplysninger du giver i forbindelse med din bestilling

Dine personoplysninger bliver behandlet til følgende formål:

• Håndtering og gennemførelse af din bestilling
• Statistik og analyse

Guldmann behandler dine personoplysninger på nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi behandler dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at kunne kontakte dig i relation til opfyldelsen af den aftale, der indgås mellem Guldmann og den virksomhed eller myndighed, du repræsenterer, samt vores legitime interesse i at føre statistik og analyse med henblik på at udvikle og forbedre vores tjenester (databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra f).  

Vi kan videregive dine kontaktoplysninger til eksterne leverandører, der efter aftale med os sørger for at levere de varer, som du bestiller. Videregivelsen sker på baggrund af vores legitime interesse i at kunne levere den vare, du efterspørger (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). Vi kan også videregive dine kontaktoplysninger til eksterne montører, der efter aftale med os sørger for at montere dine produkter som efterspurgt (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).

Dine personoplysninger vil blive opbevaret i overensstemmelse med pkt. 2.5 nedenfor. Oplysningerne kan dog opbevares længere i anonymiseret form.

Hvis du er kunde eller er ansat hos en af vores kunder, leverandører eller andre samarbejdspartnere, henviser vi til afsnit 2 nedenfor.

2. Kunder (forbrugere) samt kontaktpersoner hos kunder, leverandører og andre samarbejdspartnere (B2B)

Dette afsnit indeholder politikken for Guldmanns behandling af personoplysninger om kunder (forbrugere), ejere af enkeltmandsvirksomheder eller kontaktpersoner hos leverandører og andre samarbejdspartnere, der samarbejder med Guldmann (B2B).

2.1 Indsamling af personoplysninger
Guldmann kan indsamle, behandle og opbevare dine personoplysninger i følgende tilfælde:

• Når du, din enkeltmandsvirksomhed eller den virksomhed, du arbejder ved, indgår en aftale med Guldmann
• Når du har vist interesse for Guldmanns produkter og services, fx ved at give Guldmann dit visitkort
• Når du samarbejder og kommunikerer med Guldmann

2.2 Typer af personoplysninger
Guldmann kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Navn, e-mailadresse, telefonnummer og tilsvarende identifikationsoplysninger
• Individuelle oplysninger, fx foretrukne sprog
• Adresse og leveringsadresse (hvis du handler som privatperson eller enkeltmandsvirksomhed)
• Organisatoriske oplysninger som fx virksomhedens navn og adresse, stillingsbetegnelse, beskæftigelsesområde, primært arbejdssted og -land
• Kontraktuelle oplysninger som fx ordrer, fakturaer, kontrakter og andre aftaler mellem din virksomhed (eller din arbejdsgiver) og Guldmann, som måtte indeholde fx dine kontaktoplysninger
• Finansielle oplysninger, som fx betalingsbetingelser, bankoplysninger og kreditvurderinger

Sådanne informationer kan vi modtage direkte fra dig (primært gennem e-mails og anden korrespondance med dig) eller fra en tredjepart som fx din arbejdsgiver.

2.3 Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Generel planlægning, opfyldelse og administration af samarbejder, herunder kontrakter
• Administration som fx behandling af betalinger, evaluering af kreditvurderinger, regnskabsførelse, revision, såvel som yde support
• Nyhedsbreve og anden markedsføringskommunikation
• Gennemførelse af forespørgsler fra dig
• Generel kommunikation
• Produkt- og serviceudvikling
• Statistik og analyse
• Overholdelse af gældende lovgivning og forskrifter, fx opfyldelse af vores forpligtelser til at forhindre ulovlige aktiviteter
• Håndtering af konflikter

2.4 Behandlingsgrundlag
Guldmann behandler primært dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Kontraktuelle forpligtelser: I visse tilfælde er behandlingen af dine personoplysninger nødvendig for at kunne opfylde en kontrakt med dig eller din enkeltmandsvirksomhed (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i fx at kunne kommunikere med dig som led i samarbejdsforholdet, administrere den daglige drift i overensstemmelse med lovlig og fair forretningsmetoder, herunder planlægning, udførelse og administration af samarbejdet eller vores legitime interesse i fx at udføre kreditvurderinger, statistikker, analyser, markedsføringsaktiviteter (hvor samtykke ikke er påkrævet), yde support såvel som forbedring og udvikling af vores produkter og services. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forhindre svindel eller fastlægge, forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
• Retlig forpligtelse: Behandlingen af dine personoplysninger vil i nogle tilfælde være nødvendig for overholdelsen af retlige forpligtelser, som fx vores forpligtelse til at forebygge ulovlige aktiviteter (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c).
• Samtykke: I særlige tilfælde, og kun når intet andet behandlingsgrundlag finder anvendelse, kan Guldmann spørge dig særskilt om dit samtykke til at behandle dine personoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Guldmann vil fx kun bruge dine personoplysninger til at sende dig information om vores produkter, nyhedsbreve og andet markedsføringsmateriale via e-mail, hvis du har givet dit forudgående og udtrykkelige samtykke til dette, medmindre lovgivningen giver os adgang til at kontakte dig uden dit samtykke.

2.5 Opbevaringsperiode Kunder og andre samarbejdspartnere

Vi opbevarer dine personoplysninger i overensstemmelse med opbevaringskravene i den lokale bogføringslovgivning, hvorefter dine personoplysninger arkiveres (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c). I Danmark arkiveres dine personoplysninger inden udgangen af det 6. år efter dit køb. Dine personoplysninger slettes endeligt inden udgangen af den 16. år efter dit køb. Denne endelige slettefrist er fastsat på baggrund af Guldmanns mulighed for at kunne imødekomme de særlige forpligtelser, der følger af MDR og FDA, ligesom Guldmann har en legitim interesse i at kunne imødekomme krav i henhold til produktansvarslovgivningen og gældende skattelovgivning (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og f).

3. Slutbrugere
Dette afsnit indeholder politikken for Guldmanns behandling af personoplysninger om slutbrugere af udstyr produceret af Guldmann.

3.1 Indsamling af personoplysninger

Guldmann kan indsamle, behandle og opbevare dine personoplysninger i følgende tilfælde:

• Når vi modtager rapporteringer om hændelser med udstyr produceret af Guldmann
• Når vi skal montere eller yde service på produkter produceret af Guldmann

Vi kan modtage oplysningerne fra dig eller fra en af vores samarbejdspartnere, som leverer vores udstyr til dig.

3.2 Typer af personoplysninger
Guldmann kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Kontaktoplysninger som navn, adresse og telefonnummer
• Hvilke Guldmann-produkter du anvender
• Helbredsoplysninger i særlige tilfælde

3.3 Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger kan blive behandlet til følgende formål:

• Håndtering af sager, der udspringer af hændelser med udstyr produceret af Guldmann
• Levering af den ydelse, du eller den af vores samarbejdspartnere, der har leveret udstyr produceret af Guldmann til dig

3.4 Behandlingsgrundlag
Guldmann behandler primært dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i at kunne levere en ydelse (montage eller service) til dig på baggrund af anmodning fra dig eller den af vores samarbejdspartnere, der har leveret et produkt produceret af Guldmann til dig. Vi har i den forbindelse en legitim interesse i at kunne kontakte dig og i at vide, hvilket produkt anmodningen vedrører, så vi kan levere den bedst mulige service. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
• Samtykke: Hvis du uopfordret informerer os om dine helbredsoplysninger, som er relevante i forbindelse med montering eller service, behandler vi disse oplysninger på baggrund af dit samtykke, (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og artikel 6, stk. 1, litra a).
• Retskrav: Hvis vi modtager dine helbredsoplysninger, som er relevante i forbindelse med montering eller service, fra andre end dig, fx kommunen, og hvor vores ydelse leveres i forbindelse med dit krav på hjælpemidler i henhold til lovgivningen, fx serviceloven, baserer vi vores behandling på, at behandlingen er nødvendig for at sikre, at dit retskrav på denne ydelse opfyldes. Hvis vi modtager dine helbredsoplysninger i forbindelse med håndtering af sager, der udspringer af hændelser med udstyr produceret af Guldmann, baserer vi vores behandling på, at behandlingen er nødvendig for at retskrav kan fastlægges, forsvares eller gøres gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra f og artikel 6, stk. 1, litra f).

3.5 Opbevaringsperiode
Vi opbevarer dine personoplysninger i overensstemmelse med opbevaringskravene i den lokale bogføringslovgivning, hvorefter dine personoplysninger arkiveres (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c). I Danmark arkiveres dine personoplysninger inden udgangen af det 6. år efter dit køb. Dine personoplysninger slettes endeligt inden udgangen af den 16. år efter købet. Denne endelige slettefrist er fastsat på baggrund af Guldmanns mulighed for at kunne imødekomme de særlige forpligtelser, der følger af MDR og FDA, ligesom Guldmann har en legitim interesse i at kunne imødekomme krav i henhold til produktansvarslovgivningen og gældende skattelovgivning (jf. databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c og f).

Helbredsoplysninger, der behandles i forbindelse med montage eller service, slettes umiddelbart efter, at den pågældende ydelse eller serviceordning er fuldført.

Personoplysninger, der behandles i forbindelse med sager der udspringer af hændelser med udstyr produceret af Guldmann, gemmes i 15 år fra det tidspunkt, hvor Guldmann ophører med at sælge det købte produkt, hvorefter de slettes. Opbevaringsperioden er begrundet i Guldmanns legitime interesse i, af sikkerhedshensyn, at kunne se hændelseshistorikken for Guldmanns produkter i hele den periode, Guldmann på internationalt plan er forpligtet til at opbevare oplysninger om produkter og hændelser.
Oplysningerne kan desuden opbevares længere i anonymiseret form.

4. Rekruttering
Når du søger om et job hos Guldmann, behandler vi dine personoplysninger i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Vi anbefaler, at din ansøgning ikke indeholder CPR-nummer eller følsomme personoplysninger, som fx personoplysninger der afslører racemæssig eller etnisk baggrund, religion, fagforeningsmedlemskab, seksualitet eller helbredsoplysninger.

4.1 Typer af personoplysninger
Guldmann kan indsamle, behandle og opbevare følgende typer af personoplysninger om dig:

• Kontaktoplysninger som navn, e-mailadresse og telefonnummer
• Oplysninger der fremgår af ansøgning, CV og eventuelle bilag
• Relevant information der er offentligt tilgængeligt på internettet og sociale medier, herunder særligt information om tidligere ansættelsesforhold, aktiviteter, kompetencer, performance og generel fremtræden
• Resultater af personlighedstests, hvis du gennemfører sådanne
• Straffeattest, hvis nødvendigt i forhold til den stilling du har søgt
• Referencer fra tidligere og/eller nuværende arbejdsgivere som du har angivet i din ansøgning, eller som du har givet samtykke til, at vi kan kontakte
• Kreditvurderinger, hvis den stilling, du har søgt, indebærer et finansielt ansvar (fx bogføring eller revision)
• Helbredsoplysninger, hvis den stilling, du har søgt, stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold
• Øvrige oplysninger du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen

4.2 Formålene med behandlingen
Dine personoplysninger vil blive anvendt til at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig en stilling hos Guldmann.

4.3 Behandlingsgrundlag
Guldmann behandler primært dine personoplysninger på et eller flere af nedenstående grundlag:

• Legitime interesser: Vi kan behandle dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesse i at vurdere, om vi ønsker at tilbyde dig ansættelse, herunder på baggrund af de oplysninger, du giver i CV, ansøgning og eventuelle bilag, på baggrund af relevante oplysninger der er offentligt tilgængelige på internettet og sociale medier, resultater af personlighedstests, kreditvurderinger, referencer fra referencepersoner, , og øvrige oplysninger, du giver os i forbindelse med rekrutteringsprocessen. Behandlingen kan også være nødvendig for vores legitime interesse i at forsvare eller gøre retskrav gældende (databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).Hvis vi har behov for at se din straffeattest som led i vores vurdering, behandles denne på baggrund af vores berettigede interesse i at vurdere, om vi kan tilbyde dig en stilling.  (databeskyttelseslovens § 8, stk. 3 eller databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f).
• Samtykke: Hvis den stilling, du har søgt, stiller særlige krav til helbredsmæssige forhold, vil vi indhente dit udtrykkelige samtykke, før vi indsamler dine helbredsoplysninger (databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a og artikel 6, stk. 1, litra a).

4.4 Opbevaringsperiode
Hvis du bliver tilbudt en stilling hos Guldmann, vil din ansøgning samt yderligere relevante personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, blive opbevaret i din personalemappe hos os.

Hvis du ikke tilbydes en stilling, opbevarer vi din ansøgning og eventuelle yderligere personoplysninger, der indsamles i forbindelse med ansættelsesproceduren, i en periode på 6 måneder efter vores afslag, medmindre du har givet dit samtykke til en længere opbevaring af sådanne personoplysninger.

Straffeattest slettes umiddelbart efter, at vi har gennemgået denne.

5. Videregivelse til andre dataansvarlige og overladelse til databehandlere
For at opfylde ovenstående formål kan vi give tredjeparter adgang til dine personoplysninger, der på baggrund af et kontraktuelt forhold med Guldmann leverer relevante ydelser. Det kan fx være it-leverandører, mailudbydere og leverandører af markedsføring. Sådanne serviceleverandører vil kun behandle personoplysninger i overensstemmelse med vores instruktioner i henhold til indgåede databehandleraftaler.

I forbindelse med Guldmanns udvikling kan selskabsstrukturen ændre sig, fx ved helt eller delvist salg af virksomheden. I tilfælde af delvis overdragelse af aktiver, der indeholder personoplysninger, er behandlingsgrundlaget for den forbundne videregivelse af personoplysninger som udgangspunkt databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f, idet Guldmann har en legitim interesse i at overdrage dele af sine aktiver samt at foretage kommercielle ændringer.

Dine personoplysninger videregives, udover hvad der er beskrevet ovenfor, som udgangspunkt ikke til en tredjepart uden din tilladelse. Det kan dog under visse omstændigheder og i henhold til lovgivningen være nødvendigt at videregive dine personoplysninger til:

• Politiet
• Advokater
• Revisorer
• Domstole
• Offentlige myndigheder
• Potentielle købere af hele eller dele af Guldmanns forretning
• Koncernforbundne selskaber

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige, der er etableret i lande uden for EU/EØS, der ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel baseres på EU-U.S. Data Privacy Framework eller EU-Kommissionens standardkontrakter, som du kan få udleveret en kopi af ved at kontakte os som angivet nedenfor.

6. Dine rettigheder

• Du har ret til at få indsigt i de personoplysninger, vi behandler om dig
• Du har ret til at gøre indsigelse mod vores indsamling og videre behandling af dine personoplysninger
• Du har ret til berigtigelse og sletning af dine personoplysninger, dog med visse lovbestemte undtagelser, herunder bogføringsloven
• Du har ret til at anmode os om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger
• Under visse omstændigheder kan du også anmode om at modtage en kopi af dine personoplysninger samt om transmission af de personoplysninger, du har afgivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet)
• Du kan til enhver tid tilbagekalde eventuelle samtykker, som du måtte have afgivet. Vi vil herefter slette dine personoplysninger, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på andet grundlag. Vores nyhedsbrev kan afmeldes ved at klikke på linket i bunden af nyhedsbrevet

7. Spørgsmål og klage

Hvis du har spørgsmål til denne persondatapolitik eller hvis du ønsker at klage over den måde, vi behandler dine personoplysninger på, er du velkommen til at kontakte os:

Guldmann A/S
Graham Bells Vej 21-23A
8200 Aarhus N
E-mail: info@guldmann.com

Hvis din klage ikke bliver løst af os, og du vil gå videre med sagen, kan du klage til Datatilsynet:

Datatilsynet
Carl Jacobsens Vej 35
2500 Valby
Telefon: 33 19 32 00
E-mail: dt@datatilsynet.dk

***

20. marts 2024.