Office Manager am Standort Wiesbaden (m/w/d) 

Wir suchen dich
Büroabläufe reibungslos zu organisieren, und im administrativen Alltags-Dschungel einen Pfad zu schlagen ist deine absolute Stärke? Zufriedene Gesichter beim Team sind dein Antrieb, weil du weisst, dass sie sich dann am allerbesten auf die Kundenbedürfnisse konzentrieren können?

Dann starte bei uns im Office Management durch.

Deine Aufgaben:
Von Wiesbaden aus unterstützt du unser Shared Service Center, das sich an unserem Hauptsitz in Aarhus/Dänemark befindet. Das Shared Service Center betreut sämtliche Tochtergesellschaften der gesamten Guldmann Gruppe weltweit, und ist für alle finanzbezogenen Meldungen verantwortlich.

Diese Rolle umfasst unter anderen, aber nicht ausschließlich:

• Vorbereitende Buchhaltung: Erfassen, Scannen und Archivieren von Kreditorenrechnungen
  Fuhrpark Management: Leasing, GWV-Berechnungen, Dienstwagenregelungen, Schadensanzeigen
• Kommunikation mit Steuerberatern, Versicherungen und Behörden
• HR-Administration: Schlüsselausgaben, Bürgschaften, Personalfragebögen, Koordination der Dienstpläne, erster Ansprechpartner für Bewerber sowie Personaldienstleister, Unterstützung beim Onboarding von neuen Mitarbeitenden durch Einführung in IT-Tools und Alltags-Abläufe
• Facility Management: Verwaltung und Koordination von externen Dienstleistern bezüglich Reinigung, Instandhaltung und Veränderungs-Maßnahmen in den Geschäftsräumen in Wiesbaden und Berlin
• Büromaterialien: Bestandsverwaltung und Einkauf
• Und last but not least: Du bist offen für unsere Unternehmenskultur und -werte, und kannst daher perspektivisch bei diesbezüglichen Fragen allen Mitarbeitenden als erster Ansprechpartner zur Seite stehen, ggfls. mit Unterstützung durch die Geschäftsführung. Als Impulsgeber für ein ganzheitlich gesundes Büroklima ist es für dich selbstverständlich, jeden Arbeitstag vor Ort anwesend und ansprechbar zu sein.

Wir rechnen mit einer Arbeitszeit von mindestens 20 Stunden wöchentlich. Die Vergabe der Aufgaben erfolgt nach Vereinbarung, idealerweise zwischen 8.00 und 12.00 Uhr. Zwecks Bearbeitung solltest du in dieser Zeit zuverlässig persönlich in unserem Büro in Wiesbaden anwesend sein.

Dein Profil
Erfahrung durch eine vergleichbare Tätigkeit ist von Vorteil. Du hast ein grundlegendes ITVerständnis, stehst der Digitalisierung positiv gegenüber (Stichwort „Papierfreies Büro“), und bist mit der Anwendung von Excel vertraut. 

Es ist für diese Aufgabe im Bereich Shared Service unerlässlich, dass du dich in Wort und Schrift absolut sicher auf Deutsch und auch auf Englisch mit Kollegen verständigen kannst. Dänische Sprachkenntnisse sind nicht notwendig, aber ein schönes Plus.

Als Person bist du gleichzeitig freundlich, offen und serviceorientiert sowie strukturiert und detailorientiert. Du bist in der Lage, im Unternehmen zu netzwerken, und kannst mit flachen Hierarchien umgehen. Du arbeitest selbstständig und löst Aufgaben proaktiv, und bist dabei jederzeit transparent. Erfahrungen mit der Buchhaltung in einem ERP-System darfst du gerne mitbringen, ansonsten solltest du mindestens über Kenntnisse der Buchhaltung auf BWL-Niveau verfügen.

Unser Angebot

• Eine attraktive Vergütung und eine betriebliche Altersvorsorge
• Regelmäßige, interne Weiterbildungen gemäß MDR mit der Guldmann Akademie
• Laptop für den Fall, dass ausnahmsweise im Home Office gearbeitet wird
• Büro direkt auf dem Campus am Wald - Kaffee, Tee und Wasser jederzeit
• Kostenfreier Parkplatz in der Tiefgarage
• Ein sicherer Arbeitsplatz in der kontinuierlich wachsenden Medizintechnikbranche

Wer wir sind
Guldmann ist ein innovatives, inhabergeführtes Familienunternehmen der Medizintechnik-Branche aus Dänemark mit über 500 Mitarbeitenden in Skandinavien, Europa und Nord-Amerika.

Die Werte Flexibilität, Ambitionen, Kompetenz und Vertrauenswürdigkeit verbinden uns global und machen uns als Crew stark. Wir agieren agil, cross-funktional und legen Wert auf einen konstruktiven, informellen und hierarchiefreien Umgang miteinander. Jedes einzelne Crewmitglied trägt bei uns große Verantwortung. Als Technologieführer liefern wir die bestmögliche Qualität innerhalb unserer Branche. Dazu gehört für uns, dass wir ein solides und auf Wachstum ausgerichtetes Unternehmen sowie ein attraktiver Arbeitgeber für engagierte Mitarbeiter sind.

Dein Weg zu uns
Das passt für dich? Du hast noch ein paar Fragen?
Unser Geschäftsführer Niels Karing ist für dich da: Tel. 0160 90 115 577. Der Eintrittstermin kann individuell vereinbart werden. Am schnellsten erreicht uns deine Bewerbung mit Lebenslauf per E-Mail an