Datenschutzerklärung

Das Unternehmen
Der nachfolgende Überblick erläutert die allgemeingültigen Maßnahmen, die von der Guldmann-Gruppe in Übereinstimmung mit der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) eingeführt worden sind.

Persönliche Daten werden bei Guldmann meistens im Rahmen der eigenen Personalverwaltung verarbeitet. In Fällen, in denen Kunden oder Zulieferer betroffen sind, erstreckt sich die Verarbeitung vorwiegend auf die persönlichen Daten von Kontaktpersonen.

Hauptgesellschaft und Niederlassung zuständig für die Entwicklung des Unternehmens, einschließlich aller seiner IT-Systeme, F&E, technischen Support- und Marketingaktivitäten, ist die V. Guldmann A/S in Dänemark.

Beschäftigte und Einstellungspraxis
Dänemark
Die persönlichen Daten und Unterlagen zu den Beschäftigten von Guldmann werden von der Personalabteilung hauptsächlich mithilfe eines elektronischen Archivs verwaltet, auf das nur die unmittelbaren Vorgesetzten und die betroffenen Beschäftigten selbst Zugriff haben. Einstellungsdaten und Personalverwaltung erfolgen in davon getrennten, geschlossenen Systemen mit Zugriff auf relevante Daten nur durch Berechtigte der Personalabteilung und autorisierte Beschäftigte.

Bei Guldmann in Dänemark werden Gehälter und Löhne durch unsere eigene Finanzverwaltung abgerechnet. Dabei kommen vorwiegend elektronische Abrechnungs-, ERP- und Abwesenheitserfassungssysteme zum Einsatz. Einige Ordner werden in verschlossenen Schränken aufbewahrt.

USA Kanada, Ukraine und Brasilien
Tochtergesellschaften von Guldmann in den USA, in Kanada, der Ukraine oder Brasilien verwalten keinerlei Daten unserer Beschäftigten in der EU und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR).

Für Guldmann-Personal in den USA, in Kanada, der Ukraine und Brasilien gilt wie für die gesamte Belegschaft von Guldmann in allen Belangen der Informationstechnologie, der Datenverarbeitung und des Datenschutzes die ‚IT Policy‘ des Unternehmens.

Die V. Guldmann A/S und deren Tochtergesellschaften in den USA, in Kanada, der Ukraine und Brasilien haben sich zur Einhaltung der Standardvertragsklauseln gemäß Entscheidung K(2004) 5721 der Kommission der Europäischen Gemeinschaften verpflichtet.

Frankreich, Italien, Deutschland, Schweden und Großbritannien
Persönliche Daten und Unterlagen zu unseren Beschäftigten werden in einem geschlossenen Ordnersystem verwaltet, auf das nur berechtigtes Personal Zugriff hat. Beschäftigte können den Zugang zu ihren eigenen persönlichen Daten bei ihren Vorgesetzten beantragen.

In Frankreich, Italien, Deutschland, Schweden und Großbritannien erfolgt die Gehalts- und Lohnabrechnung durch externe Dienstleister oder in Kooperation zwischen diesen und der Finanzverwaltung in Dänemark.

IT- und Marketingsysteme werden primär von der V. Guldmann A/S verwaltet und betrieben. In Schweden, Großbritannien und Deutschland werden Gehälter und Löhne teilweise von der V. Guldmann A/S in Zusammenarbeit mit lokalen Verwaltungsgesellschaften abgerechnet. Die Zusammenarbeit ist in Datenverwaltungsverträgen geregelt, mit der jeweiligen Guldmann-Tochter als Datencontroller und der V. Guldmann A/S als Datenverarbeiter.

Kunden
Guldmann gibt relevante Kontaktinformationen sowie Protokolle von Besprechungen mit Kunden und Endbenutzern in sein ERP- und seine CRM-Systeme ein. Persönliche Daten werden regelmäßig gepflegt und nach Beendigung der Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Kunden bzw. nach Ablauf entsprechender Pflichten dem Kunden gegenüber gelöscht. Insgesamt haben unsere Kundenbeziehungen die Form von Business-to-Business-Relations. In der Korrespondenz mit Kunden folgen Guldmann-Beschäftigte der ‚IT Policy‘ des Unternehmens.

In bestimmten Fällen kann es vorkommen, dass ein Kunde nutzerspezifische Gesundheitsdaten an Guldmann übermittelt, falls diese in Zusammenhang mit Installations- oder Wartungsarbeiten zu berücksichtigen sind. Die Daten werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden.

Es kann außerdem vorkommen, dass Guldmann eine Produktlösung in Zusammenarbeit mit dem Kunden oder dessen Beauftragten (z. B. ärztliche oder pflegerische Fachkräfte) erarbeiten muss. Falls wir dabei persönliche oder klinische Patientendaten erhalten, werden diese weitestmöglich anonymisiert oder pseudonymisiert und nach Abschluss des Auftrags gelöscht.

Wir beachten die behördlichen Vorschriften zur Dokumentation von Produktentwicklungen und nutzerbezogenen Vorkommnissen.

Zulieferer
Unsere ERP- und Outlook-Systeme enthalten Kontaktdaten von Kontaktpersonen bei unseren Produktzulieferern und Dienstleistern. Persönliche Daten werden regelmäßig gepflegt und nach Beendigung der Zusammenarbeit mit dem jeweiligen Zulieferer bzw. nach Ablauf entsprechender Pflichten dem Zulieferer gegenüber gelöscht.

Falls Models für Marketingzwecke eingesetzt werden, holen wir deren Zustimmung zur Verwendung ihrer Daten ein.

Drittländer und Geschäftsreisen
Neben der oben beschriebenen Kooperation mit unseren Tochtergesellschaften in den USA, in Kanada, der Ukraine und Brasilien arbeiten wir weltweit mit Vertriebspartnern zusammen und unterstützen diese in Angelegenheiten der Auftragsabwicklung, mit Marketingmaterial, bei der Kundenberatung und durch Schulungen. Wenn Guldmann-Beschäftigte in diese Länder reisen, greifen sie nur über verschlüsselte Rechner und Telefone auf Guldmann-Systeme zu. In der Korrespondenz mit Vertriebspartnern folgen Guldmann-Beschäftigte der ‚IT Policy‘ des Unternehmens.

IT-Sicherheit
Bei Guldmann dürfen nur IT-Systeme und Software verwendet werden, die von der IT-Abteilung zugelassen sind. Guldmann selbst betreibt eigene IT-Systeme und lässt diese durch unabhängige Auditoren prüfen.

Einhaltung der DSGVO
Die Personalverwaltung sorgt gemeinsam mit der IT-Abteilung und der Geschäftsleitung für die Einhaltung der DSGVO.

Neues Personal wird bei der Einstellung mit unserer ‚IT Policy‘ und mit den Methoden der Datenverarbeitung vertraut gemacht, die im jeweiligen Aufgabenbereich bei Guldmann zu beachten sind.

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